Flujo de trabajo de capacidad limitada

Un evento con un número fijo de plazas necesita tres cosas configuradas en conjunto y una rutina mientras van llegando las inscripciones.

1. Establece la capacidad

Attendants → Available space: el número de plazas.

Decide si estableces la capacidad real o unas pocas menos, dejando un margen para invitados y personal. Dejarlo vacío significa que no hay límite, lo cual no es de lo que trata este flujo de trabajo.

2. Redacta el botón para un evento con capacidad

Un evento con capacidad establecida usa la waiting list button label. Redáctalo de modo que funcione tanto si el evento está lleno como si no:

3. Muestra las plazas restantes

Display remaining space muestra cuántas plazas quedan, o que el evento está lleno.

Actívalo cuando la escasez es real: convierte. Déjalo desactivado cuando el número vaya a desanimar a la gente: 186 plazas en un evento en el que se esperan veinte personas les dice a los visitantes que no viene nadie.

4. Activa el campo de teléfono

Las plazas suelen liberarse cerca del evento y el correo electrónico a menudo es demasiado lento. Registration form → Form fields → Telephone.

5. Explica la lista de espera en la página

Nada de la lista de espera es automático, así que establece las expectativas en la introducción:

Si el evento está lleno, entrarás en la lista de espera. Contactamos con cada persona de forma individual a medida que se liberan plazas.

6. Vigila el recuento

All Events, ordenado por Event start date, muestra el recuento de confirmados por evento en la columna Assistants. Esa es la comprobación diaria.

Dos umbrales que merece la pena atender:

• Casi lleno: decide si abres más plazas, cambias de sala o dejas que se acumule la lista de espera.
• Lleno: empieza a gestionar la cola de forma activa; consulta Waiting list workflow.

7. Gestiona las liberaciones

Cada vez que se libera una plaza:

1. Mueve la primera fila de la lista de espera a asistentes.
2. Contacta con la persona de inmediato.
3. Dale un plazo límite.
4. Si no responde, muévela a cancelados y toma el siguiente.

Nada de esa secuencia ocurre por sí solo.

8. Cambiar la capacidad

Puedes cambiarla en cualquier momento.

• Aumentarla no promociona a nadie. Promociónalos tú mismo.
• Reducirla por debajo de las inscripciones actuales no elimina a nadie. Las plazas confirmadas existentes se mantienen.

El plugin nunca retira una plaza que alguien ya tiene.

9. Antes del evento

• Confirma que el recuento de confirmados se corresponde con la sala.
• Resuelve toda promoción pendiente.
• Lee los comentarios.
• Exporta la lista de puerta, incluida la lista de espera, por si los asistentes confirmados no llegan.

10. Después

Registra dos cifras que deciden tu próxima edición:

• la tasa de no presentados, que te indica si debes sobreinscribir;
• cuántas personas de la lista de espera no pudiste acomodar, que te indica si debes buscar una sala más grande.

Ninguna de las dos se calcula por ti. Ambas proceden de tus exportaciones.

Lo que no se aplica de forma automática