Reembolsos, cancelaciones y estado de los asistentes
Los pedidos y los registros de asistentes son dos cosas distintas. Reembolsar un pedido no modifica la lista de asistentes, y cancelar a un asistente no reembolsa nada. Esta página trata de mantener ambas cosas sincronizadas.
La separación, explicada con claridad
| Acción | Efecto en el pedido | Efecto en el asistente |
|---|---|---|
| Reembolsar el pedido en WooCommerce | Reembolsado | Ninguno |
| Cancelar el pedido en WooCommerce | Cancelado | Ninguno |
| Pasar al asistente a Cancelado | Ninguno | Cancelado |
| Eliminar al asistente | Ninguno | Eliminado permanentemente |
Por tanto, todo caso real necesita ambas acciones, en un orden deliberado.
El comprador cancela
- Gestiona el reembolso en WooCommerce según tus condiciones.
- Abre el evento.
- Mueve su fila a Cancelado en el panel de asistentes.
- Promueve a una persona de la lista de espera a la plaza liberada.
- Contacta con la persona promovida: no se envía nada automáticamente.
No elimines el registro del asistente. Cancelado conserva el historial, que querrás tener si la persona impugna el reembolso.
Cancelas tú el evento
- Decide la política de reembolso y aplícala en WooCommerce.
- Exporta la lista de asistentes antes de tocar nada: es tu lista de contactos.
- Contacta con cada asistente, usando las direcciones exportadas.
- Publica la cancelación en la página del evento en lugar de despublicarla, para que cualquiera con el enlace sepa el motivo.
- Conserva la lista de asistentes hasta que se resuelvan los reembolsos.
Un comprador de pago acaba en la lista de espera
Este es el caso que debes decidir antes de vender: un evento que se llena mientras un pedido está en curso inscribe al comprador en la lista de espera, después del pago.
Elige una política y publícala en tus condiciones:
- Reembolsar automáticamente, y decirlo;
- Reservar la plaza para la próxima edición;
- Mantenerlo en la lista y reembolsar solo si no se libera ninguna plaza.
Elijas lo que elijas, el comprador debe poder leerlo antes de pagar. Descubrirlo en la página de confirmación no es aceptable.
Cómo prevenirlo
Dos medidas prácticas:
- Gestiona el stock del producto para que coincida con la capacidad del evento, de modo que la tienda deje de vender antes de que el evento se llene. Ambos no están sincronizados, así que mantenlos alineados manualmente.
- Mantén la capacidad del evento ligeramente por encima de lo que vendes, dejando un margen para los pedidos en curso.
Ninguna es automática. Elijas la que elijas, comprueba ambas cifras a medida que el evento se llena.
Reembolsos parciales y cambios
Un reembolso parcial, un traslado a otra edición o una mejora son todas operaciones de pedido. Ninguna modifica el registro del asistente.
Después de cualquiera de ellas, mira el evento y haz que la lista de asistentes refleje la realidad:
- trasladado a otra edición → cancélalo en el evento anterior e incorpóralo al nuevo;
- mejora → nada que cambiar en la lista de asistentes;
- reembolso parcial pero sigue asistiendo → nada que cambiar.
No presentados
Un no presentado no es ni un reembolso ni una cancelación. Decide como política si lo pasas a Cancelado después del evento o lo dejas confirmado, y aplícala de forma coherente. Consulta Registrar la asistencia el día del evento.
Mantén el hábito de conciliar
Como nada está sincronizado, la única salvaguarda fiable es una revisión rutinaria:
- Semanalmente, y de nuevo antes de cada evento, lista los pedidos pagados del producto del evento.
- Compáralos con la lista de asistentes.
- Resuelve las diferencias en ambas direcciones: pedidos pagados sin asistente y asistentes sin pedido válido.
Exporta ambos si el volumen hace poco práctico revisarlos a simple vista.
Verifica tu política una vez
- Completa una compra y luego reembólsala en WooCommerce.
- Confirma que el asistente sigue en la lista, como se esperaba.
- Pásalo a Cancelado.
- Confirma que el recuento de confirmados refleja el cambio.
- Escribe la rutina de dos pasos en algún lugar donde el equipo la encuentre.