Controlar la asistencia el día del evento
POM Events registra inscripciones, no asistencia en puerta. No hay ningún control de check-in en el editor de eventos. Esta página cubre las formas admitidas de llevar una lista de puerta y registrar quién asistió realmente.
Qué te ofrece el producto
- Tres estados de inscripción: Confirmed, Waiting list, Cancelled.
- Un recuento de Confirmed en la lista de eventos.
- Exportaciones a CSV y XLS que contienen todas las inscripciones con su estado.
La exportación es la lista de puerta. Todo lo que hay en esta página se basa en ella.
Preparar la lista de puerta
El día antes del evento:
- Abre el evento.
- Revisa las tres secciones y resuelve todo lo pendiente: promueve a la gente de la lista de espera, cancela las bajas.
- Lee los comentarios; algunos afectan a la puerta.
- Selecciona Export to CSV, o Export to XLS si el equipo de puerta trabaja con una hoja de cálculo.
- Ordena el archivo por nombre.
- Añade una columna Attended vacía.
- Imprímela o ábrela en una tableta.
Exporta después de los últimos cambios, no antes. El archivo es una instantánea.
En la puerta
Marca los nombres en la lista impresa o rellena la columna Attended en la tableta. Ese registro vive en tu archivo, no en WordPress.
Notas prácticas:
- Lleva el archivo sin conexión. No dependas de la red del local.
- Lleva también la sección de lista de espera. Si no llegan personas confirmadas, puedes admitir desde ella.
- Lleva contigo los comentarios. Las notas de accesibilidad y dietéticas se necesitan en la puerta, no en la oficina.
Después del evento
Lleva la asistencia de vuelta a tus propios registros: una hoja de cálculo, un CRM, un archivo de asistencia por evento. POM Events no tiene ningún campo para ello.
Si necesitas que la información sea visible dentro de WordPress, hay dos opciones admitidas:
- guarda el archivo exportado junto con la documentación propia del evento;
- pide a un desarrollador que añada una columna a la tabla de asistentes a través del punto de extensión admitido — consulta Attendee table columns.
Usar los estados como asistencia
Algunos equipos reutilizan los tres estados después del evento: mueven a los que no se presentaron a Cancelled para que la lista de confirmados se convierta en la lista de asistentes.
Funciona, y tiene un coste: pierdes la distinción entre «cancelado con antelación» y «no se presentó», que son cosas muy distintas a la hora de planificar la siguiente edición.
Si lo haces, decídelo como política y déjalo por escrito, para que las listas signifiquen lo mismo para todo el mundo.
Qué contienen las exportaciones
La exportación incluye una columna Confirmed junto al estado de la inscripción, además del nombre, el correo electrónico, el teléfono, los comentarios y el país. Léela como el registro de inscripción que es, y guarda tus marcas de asistencia en tu propia columna.
Asistentes habituales
Como las inscripciones están vinculadas a cuentas de usuario, la misma persona que se inscribe en varios eventos es el mismo usuario. Nada en la interfaz agrega su historial, pero las exportaciones de varios eventos pueden compararse por la columna de correo electrónico.
Para una temporada de eventos, un hábito sencillo da buenos resultados: guarda cada exportación en una misma carpeta, con el nombre del evento y la fecha.
Verificación
- Exporta la lista y confirma que todas las inscripciones confirmadas están en ella.
- Confirma que la columna de estado distingue las tres secciones.
- Confirma que los comentarios son legibles en el archivo.
- Confirma que el archivo se abre en el dispositivo que usará el equipo de puerta.
- Confirma que alguien se hace cargo del archivo después del evento.