Flujo de trabajo para eventos gratuitos

La rutina completa más sencilla: un evento al que cualquiera puede asistir, con inscripción pero sin pago.

1. Crea el evento

Events → Add New:

  • título, contenido, extracto e imagen destacada;
  • fecha de inicio y de fin, con horas si el evento las tiene;
  • lugar, introducción y organizador, si procede;
  • tipo de evento y categoría;
  • cualquier enlace adicional.

2. Configura la inscripción

Pestaña Registration form:

  • elige los campos opcionales — el nombre y el correo siempre son obligatorios;
  • mantenlo breve; cada campo extra cuesta inscripciones;
  • define las etiquetas de los botones.

Pestaña Attendants:

  • deja Available space vacío si el evento no tiene límite;
  • decide si mostrar las plazas restantes.

Settings → POM Events → Single event debe tener una URL de política de privacidad, o el formulario recoge datos personales sin un paso de consentimiento. Configúralo una vez para el sitio.

4. Publica y verifica

  1. Publica.
  2. Abre el evento en una ventana privada.
  3. Léelo como visitante: fechas, lugar, descripción, botón.
  4. Inscríbete tú mismo una vez con una dirección de prueba.
  5. Confirma que el asistente aparece en la sección Confirmed.
  6. Elimina la inscripción de prueba después — pásala primero a cancelada.

5. Anúncialo

Añade el evento a lo que uses para llegar a la gente y confirma que el enlace abre la página del evento para un visitante sin sesión iniciada.

Comprueba que la página que contiene [web_event_search_form] muestra el evento, ya que es donde mirarán las personas que lleguen más tarde.

6. Mientras llegan las inscripciones

  • Vigila el recuento de Assistants en All Events, ordenado por fecha de inicio.
  • Lee los comentarios a medida que llegan, o al menos semanalmente. Contienen requisitos de accesibilidad y alimentación.
  • Responde a todo lo que plantee una pregunta — no se envía nada automáticamente.

7. La semana anterior

  • Lee todos los comentarios.
  • Atiende los requisitos: catering, acceso, materiales.
  • Confirma que la página del evento sigue siendo precisa.
  • Decide si enviar un recordatorio — si lo haces, lo envías tú, usando las direcciones de la exportación.

8. El día anterior

  1. Abre el evento.
  2. Exporta la lista de asistentes a CSV o XLS.
  3. Ordena por nombre.
  4. Añade una columna Attended.
  5. Imprímela o cárgala en una tableta.

Ese archivo es tu lista de puerta. Exporta después de cualquier cambio final.

9. El día del evento

Usa la lista exportada. Marca la asistencia en tu propia columna; el plugin registra las inscripciones, no la asistencia.

10. Después

  • Exporta la lista de nuevo como registro definitivo.
  • Anota la tasa de no presentados.
  • Deja el evento publicado; desaparece por sí solo de las listas de próximos eventos una vez que pasa la fecha de fin.
  • Aplica tu política de conservación de datos a las exportaciones.

Consulta Flujo de trabajo post-evento.

Lo que nunca tienes que hacer

  • Despublicar el evento cuando termina — la fecha de fin se encarga de ello.
  • Cerrar la inscripción manualmente — el estado finalizado lo hace.
  • Eliminar nada, salvo que la conservación o una solicitud de datos lo exija.
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