Flujo de trabajo de capacidad y lista de espera
Gestionar bien un evento lleno es una rutina repetible. Esta es esa rutina, desde fijar la capacidad hasta cerrar la puerta.
1. Fija la capacidad con honestidad
En el evento, Attendants → Available space:
- fija el número real de plazas, o algo menos para mantener un margen;
- déjalo vacío únicamente si el evento de verdad no tiene límite.
Después decide si los visitantes deben verlo: Display remaining space muestra las plazas restantes, o que el evento está lleno. Actívalo cuando la escasez sea real y útil.
2. Redacta el botón para un evento con capacidad
Un evento con capacidad fijada usa la waiting list button label. Redáctalo de modo que funcione aunque el evento esté lleno o no — Solicitar una plaza, Inscribirse — y deja que el indicador de plazas restantes transmita el mensaje de "cuán lleno está".
Consulta Custom button labels.
3. Activa el campo de teléfono
Las plazas suelen liberarse cerca del evento, y el correo suele ser demasiado lento. Activa Telephone en la pestaña Registration form para poder contactar con las personas rápidamente.
4. Explica qué significa una lista de espera
Como nada es automático, cuéntaselo a los visitantes en la introduction:
Si el evento está lleno te unirás a la lista de espera. Contactamos con cada persona individualmente según se liberan plazas.
5. Vigila el recuento
All Events, ordenado por Event start date, muestra la columna Assistants con el recuento confirmado por evento. Esa es tu comprobación diaria: qué eventos se están llenando y cuáles no.
6. Gestiona la lista de espera
Cada vez que se libera una plaza:
- Abre el evento.
- Toma la primera fila de la sección Waiting list.
- Muévela a asistentes.
- Contacta con la persona inmediatamente por correo o teléfono.
- Dale un plazo para confirmar.
- Anota que la contactaste, fuera del plugin.
Si no responde antes del plazo, muévela a cancelados y toma la siguiente.
7. Gestiona las cancelaciones
Cuando un asistente se retira:
- Mueve su fila a Cancelled — no la borres; puede que necesites el registro.
- Asciende a una persona de la lista de espera a la plaza liberada.
- Contacta con la persona ascendida.
Hacer ambas cosas en la misma sesión es lo que mantiene significativo el recuento confirmado.
8. Vuelve a comprobar antes del evento
El día anterior:
- confirma que el recuento confirmado coincide con la sala;
- resuelve cada ascenso pendiente;
- lee los comentarios;
- exporta la lista de puerta.
9. El día del evento
Lleva la exportación, incluyendo la sección de la lista de espera. Si los asistentes confirmados no llegan, puedes admitir a personas de esa lista — que es justo la razón por la que existe la lista.
10. Después del evento
- Exporta de nuevo para tus registros.
- Anota la tasa de no presentados; te dice si la próxima vez debes sobreinscribir.
- Anota a cuántas personas de la lista de espera no pudiste acomodar; eso te dice si necesitas encontrar una sala más grande.
Cosas que el plugin no hará por ti
| Expectativa | Realidad |
|---|---|
| Ascenso automático cuando se libera una plaza | Manual |
| Notificación cuando alguien se une a la lista de espera | Ninguna |
| Notificación cuando alguien es ascendido | Ninguna |
| Una posición visible en la cola | No se muestra |
| Bloquear un ascenso que supere la capacidad | No se aplica |
Cada una de esas cosas es un paso manual del que alguien debe hacerse cargo. Nombra a esa persona antes de que se abra el evento.
Verifica toda la rutina una vez
- Fija una capacidad de dos en un evento de prueba.
- Inscribe a tres personas desde una ventana privada.
- Confirma que la tercera está en la lista de espera.
- Cancela una inscripción confirmada.
- Asciende a la persona de la lista de espera.
- Confirma los recuentos.
- Exporta y confirma que el archivo refleja el estado final.