Flujo de trabajo de registro presencial
POM Events registra inscripciones, no asistencia en la puerta. No hay una pantalla de registro de llegadas. Así es como se gestiona una puerta con lo que ofrece el plugin.
El día anterior
- Abre el evento.
- Resuelve las listas de asistentes: promociona a las personas pendientes de la lista de espera, cancela las bajas confirmadas.
- Lee los comentarios: las notas de accesibilidad y dietéticas se necesitan en la puerta, no en la oficina.
- Exporta a CSV o XLS.
- Ordena el archivo por nombre.
- Añade una columna Attended vacía.
- Imprímelo o cárgalo en un dispositivo que funcione sin conexión.
Exporta después de los últimos cambios. El archivo es una instantánea.
Qué llevar
- La lista de confirmados, ordenada por nombre: la lista de la puerta.
- La lista de espera, por si los asistentes confirmados no llegan.
- La columna de comentarios, para los requisitos.
- Números de teléfono, para las personas que no se presenten.
- Un bolígrafo o un dispositivo que no dependa de la red del lugar.
No confíes en abrir WordPress en el lugar. La conectividad del recinto es la parte menos fiable de cualquier evento.
En la puerta
Marca los nombres a medida que la gente llega. Señala la columna Attended.
Para alguien que no está en la lista:
- Comprueba la sección de lista de espera de tu exportación.
- Comprueba la sección de cancelados: la gente cambia de opinión sin avisarte.
- Comprueba si utilizó una dirección de correo electrónico diferente.
- En un evento de pago, pide su confirmación de pedido; puede existir un pedido pagado sin un registro de asistente.
- Decide si admitirle, según tu aforo y tu política.
Eventos de pago
Lleva contigo la conciliación de pedidos. Como la inscripción depende de que el comprador llegue a la página de confirmación del pedido, un asistente de pago puede faltar legítimamente de la lista.
La salvaguarda práctica es conciliar los pedidos pagados con la lista de asistentes el día anterior y llevar ambas cosas.
Registrar la asistencia
La asistencia vive en tu archivo, no en WordPress. Después del evento, guarda la exportación marcada con los registros del evento.
Si la asistencia debe ser visible dentro de WordPress, las opciones compatibles son:
- guardar el archivo con la documentación del evento;
- que un desarrollador añada una columna a la tabla de asistentes a través del punto de extensión compatible — consulta Columnas de la tabla de asistentes.
Usar los estados como asistencia
Algunos equipos mueven a los que no se presentaron a Cancelled después del evento para que la lista de confirmados se convierta en la lista de asistentes.
Funciona, pero tiene un coste: pierdes la diferencia entre «cancelado con antelación» y «no se presentó», que importan de manera distinta al planificar la próxima edición. Si lo haces, conviértelo en una política escrita para que las listas signifiquen lo mismo para todos.
Después de que cierre la puerta
- Anota el total de asistentes y la tasa de no presentados.
- Anota a cualquier persona admitida desde la lista de espera.
- Anota a cualquier persona que llegó sin inscripción.
- Guarda el archivo marcado.
- Continúa con el flujo de trabajo posterior al evento.
Lista de comprobación
- [ ] Listas de asistentes resueltas el día anterior.
- [ ] Comentarios leídos y atendidos.
- [ ] Exportación realizada después del último cambio.
- [ ] Lista de confirmados ordenada por nombre, con una columna Attended.
- [ ] Lista de espera también llevada.
- [ ] Pedidos pagados conciliados, para eventos de pago.
- [ ] La lista funciona sin conexión.
- [ ] Alguien se responsabiliza de la puerta.