Flujo de trabajo de la lista de espera
Cuando un evento se llena, las inscripciones posteriores se unen automáticamente a la lista de espera. Todo lo que ocurre después es manual. Esta es la rutina.
Qué es automático
- Un visitante que se inscribe en un evento lleno pasa a la lista de espera.
- Se le informa de ello de inmediato, al enviar el formulario.
- Su inscripción aparece en la sección Waiting list del panel de asistentes.
Esa es toda la parte automática.
Qué no lo es
| Expectativa | Realidad |
|---|---|
| Ascenso cuando se libera una plaza | Manual |
| Una notificación cuando alguien se une a la lista | Ninguna |
| Una notificación cuando alguien es ascendido | Ninguna |
| Una posición de cola visible | No se muestra |
| Aforo aplicado en el ascenso manual | No se aplica |
Antes de que el evento se llene
Prepárate, para que la cola no te pille por sorpresa:
- Activa el campo de teléfono. Las plazas se liberan tarde y el correo es lento.
- Explica la lista en la introducción del evento, para que la gente sepa qué esperar.
- Redacta el botón de modo que se lea con sentido para un evento con aforo.
- Nombra al responsable. Una sola persona gestiona la cola.
La rutina de ascenso
Cada vez que se libera una plaza — una cancelación, un aumento de aforo, una ausencia confirmada con antelación:
- Abre el evento.
- Toma la fila superior de la sección Waiting list.
- Abre su control Actions y elige Move to attendants.
- Contacta con la persona de inmediato, usando el enlace de correo o teléfono de su fila.
- Dile que tiene plaza y repite la fecha, la hora y el lugar.
- Dale un plazo para confirmar, si lo necesitas.
- Anota que la has contactado, en un lugar que tu equipo pueda ver.
- Si el plazo expira sin respuesta, muévela a Cancelled y toma a la siguiente.
Los pasos 4 y 7 son los que se saltan, y ambos causan el mismo fallo: una plaza ocupada por alguien que no sabe que la tiene.
El orden importa
El panel lista las inscripciones en el orden en que se guardaron, de modo que trabajar de arriba abajo es una política defendible de primero en llegar, primero en ser atendido.
Si usas una regla distinta — socios primero, por ejemplo — anótala, porque nada en la interfaz la expresa y una disputa posterior girará en torno a la equidad.
Lleva un registro fuera del plugin
El plugin no registra:
- a quién contactaste;
- cuándo;
- si respondieron;
- quién declinó.
Para cualquier cosa que vaya más allá de un puñado de ascensos, lleva una hoja sencilla: nombre, correo, contactado el, respondió, resultado. Empieza a partir de la exportación.
Las cancelaciones liberan plazas
Cuando alguien se retira:
- Mueve su fila a Cancelled — no la borres; puede que necesites el registro.
- Asciende a una persona de la lista de espera.
- Contacta con ella.
Haz ambas cosas en la misma sesión, o la plaza liberada desaparece silenciosamente de tu recuento de trabajo.
Vigila los números
La columna Assistants cuenta solo las inscripciones confirmadas. Tras una sesión de ascensos, compárala con el aforo real — los movimientos manuales no se comprueban contra el aforo, y es fácil ascender a una persona de más.
Antes del evento
- Resuelve todos los ascensos pendientes.
- Decide si sobre-asignar plazas contando con las ausencias esperadas. Es una decisión de criterio; tus exportaciones anteriores te dicen la tasa.
- Exporta la lista incluyendo la lista de espera, para poder admitir a gente en la puerta si los asistentes confirmados no llegan.
Después del evento
Registra cuántas personas de la lista de espera no pudiste acomodar. Es la señal más clara de que la próxima edición necesita una sala más grande o una segunda sesión — y nada más en el producto te lo dice.
Verifica la rutina una vez
- Establece un aforo de dos en un evento de prueba.
- Inscribe a tres personas desde una ventana privada.
- Confirma que la tercera está en lista de espera y que se le ha informado.
- Cancela una inscripción confirmada.
- Asciende a la persona en lista de espera.
- Confirma los recuentos.
- Confirma que no se envió ningún correo en todo el proceso.