Notificaciones, envíos y conservación
POM Forms puede encaminar distintos correos electrónicos en función de los valores enviados y puede almacenar entradas cuando los usuarios autorizados necesitan un registro revisable. Configura el correo electrónico, el almacenamiento, las subidas y la conservación como una única decisión de tratamiento de datos.
Notificaciones del administrador
Las rutas de administrador notifican a las personas o equipos responsables del envío.
En cada ruta, revisa:
- las direcciones de destinatario, CC y CCO;
- el nombre de remitente (From) y la dirección From autorizada;
- el comportamiento de Reply-To;
- el asunto y el mensaje;
- si se incluyen los datos enviados;
- si se adjuntan las subidas locales aprobadas;
- cualquier condición que determine cuándo se aplica la ruta.
Usa el selector de etiquetas de combinación en lugar de escribir las etiquetas de memoria. Un campo llamado contact_email, por ejemplo, está disponible como:
{{field:contact_email}}POM Forms también expone etiquetas contextuales que se muestran en el selector, incluida información de la página y del usuario que ha iniciado sesión cuando está disponible.
Rutas de notificación condicionales
Las rutas pueden enviar un envío a distintos destinatarios en función de las respuestas.
Ejemplo: encamina las solicitudes de soporte a un equipo y las consultas de ventas a otro.
- Crea un campo de elección como
enquiry_type. - Crea una ruta de administrador para Soporte.
- Añade una condición que coincida con la opción Soporte.
- Crea una segunda ruta para Ventas.
- Añade una condición que coincida con la opción Ventas.
- Elige si el formulario envía la primera ruta coincidente o todas las rutas coincidentes.
- Prueba cada opción con buzones de destinatario reales.
Haz que las condiciones sean mutuamente excluyentes cuando solo un equipo deba recibir el mensaje.
Notificaciones del remitente
Las rutas de cliente envían una confirmación a la persona que envió el formulario. Elige el destinatario desde un campo de correo electrónico en lugar de permitir una dirección arbitraria.
Un correo de confirmación útil debe:
- identificar el sitio o la organización;
- confirmar lo que se ha recibido sin exponer datos personales innecesarios;
- explicar el siguiente paso y el tiempo previsto;
- ofrecer una vía de contacto de confianza.
Evita incluir subidas sensibles o el envío completo a menos que el flujo de trabajo y la política de privacidad lo requieran.
From y Reply-To
Los sistemas de correo tienen más probabilidades de aceptar un mensaje cuando la dirección From pertenece a un dominio autorizado para el sitio. Usa:
- From para el remitente verificado del sitio;
- Reply-To para el correo electrónico enviado por el visitante cuando el destinatario deba responderle.
Si los mensajes no se entregan, comprueba la configuración de correo saliente del sitio antes de cambiar repetidamente el formulario.
Almacenamiento de envíos
Los valores predeterminados de todo el sitio están en Settings → POM Theme → Forms → General. Un formulario concreto puede heredarlos o anularlos desde Storage/Advanced.
Activa el almacenamiento cuando los usuarios autorizados necesiten:
- revisar entradas en Forms → Submissions;
- recuperar un envío cuando falle la entrega del correo;
- seguir un proceso gestionado desde el panel de WordPress;
- conservar un registro auditable durante un período aprobado.
Desactiva el almacenamiento cuando el correo electrónico o un destino externo sea suficiente y conservar los datos suponga un riesgo innecesario.
Conservación
Establece el período de conservación más corto que cumpla el requisito legítimo del sitio. Un valor de conservación vacío significa que no hay eliminación automática, así que úsalo solo cuando una política intencionada contemple la revisión y eliminación manuales.
La conservación se aplica a los datos de formulario almacenados. No elimina automáticamente:
- las copias en los buzones de los destinatarios;
- los archivos enviados a un servicio externo;
- los registros creados por un webhook;
- las entradas creadas a partir de envíos.
Documenta esos destinos en el proceso de privacidad y conservación del sitio.
Almacenamiento de subidas y adjuntos de correo electrónico
Los campos de subida local pueden conservarse con los envíos almacenados y adjuntarse a las notificaciones del administrador cuando el formulario lo permita. Revisa:
- los límites globales de tamaño de archivo y de tipo MIME;
- cualquier límite más estricto a nivel de campo;
- quién puede acceder a los envíos almacenados;
- si los adjuntos son realmente necesarios en el correo electrónico;
- el período de conservación.
Las subidas a Google Drive son archivos remotos. Las notificaciones pueden incluir la información de sus archivos, pero no se adjuntan como archivos de correo electrónico locales.
Revisar envíos
- Ve a Forms → Submissions.
- Filtra o localiza el formulario.
- Abre una entrada para revisar sus detalles y su historial de eventos.
- Revisa los eventos de procesamiento de almacenamiento, notificación, webhook o creación de entradas cuando estén disponibles.
- Sigue el proceso del sitio para responder, exportar o eliminar datos.
Eliminar un formulario conserva sus envíos almacenados. Revisa las entradas y la conservación por separado en lugar de eliminar el formulario como método de limpieza.
Lista de verificación
- [ ] Cada ruta se envía bajo la condición prevista.
- [ ] La dirección From está autorizada para el sitio.
- [ ] Reply-To se resuelve en el correo electrónico enviado correcto.
- [ ] Las etiquetas de combinación muestran valores legibles.
- [ ] Los correos del remitente no exponen datos innecesarios.
- [ ] El almacenamiento se corresponde con la finalidad del formulario.
- [ ] La conservación está documentada y probada.
- [ ] El tratamiento de subidas cubre WordPress, el correo electrónico y los destinos externos.